Utilizar la nube para reducir el papel
No use papel con los servicios de computación en la nubeLa nube es la mayor novedad en la informática empresarial desde la introducción de la banda ancha. Con el aumento de la velocidad de la banda ancha y la mayor capacidad de los teléfonos inteligentes, el potencial de las aplicaciones en la nube crece cada día. Esto no sólo supone un aumento de la eficiencia y la seguridad de los datos, sino que, como consecuencia, la necesidad de papel en el lugar de trabajo se reduce.
A continuación, le presentamos 3 aplicaciones para ahorrar papel que ya están disponibles.
Copia de seguridad de los datos
La más obvia es la copia de seguridad de los datos. Sencillamente, la necesidad de hacer copias en papel de los documentos se reduce drásticamente cuando se hacen copias de seguridad en servidores seguros fuera de la empresa, gestionados por técnicos profesionales. Cualquier dato almacenado en la nube es mucho más seguro que los archivadores físicos repletos.
Como todos los buenos servidores en la nube tienen copias de seguridad en otros lugares, la probabilidad de que tus datos se pierdan en la nube es mucho menor que la de que tus archivos en papel ardan en llamas.
Gestión de la mano de obra
En un mundo en el que el trabajo a distancia es cada vez más común, la necesidad de registrar quién fue a dónde y por qué crece con ello. Antes esto significaba acumular un sinfín de formularios y registros que había que presentar cuando el trabajador volvía a la sede, pero los smartphones permiten que, con la aplicación adecuada, los trabajadores puedan presentar registros de trabajo, partes de horas e informes estén donde estén.
De este modo, el papeleo queda obsoleto y la eficacia del proceso de elaboración de informes se multiplica por diez. Los informes enviados a la nube se pondrán inmediatamente a disposición de quienes los necesiten, convirtiendo la elaboración de informes fuera de las instalaciones en un proceso casi en tiempo real.
Y lo que es mejor, en lugar de enviarse por correo electrónico a una persona que luego tendría que archivar el informe, si se almacenan en la nube, los informes pueden cargarse en la carpeta correspondiente, eliminando la necesidad de archivarlos.
Captura de la firma
Gracias a los teléfonos inteligentes, los trabajadores pueden recopilar registros visuales, incluidas firmas y fotografías del trabajo realizado, y subirlos a la nube para que tanto el cliente como la empresa puedan verlos inmediatamente.
Esto es tremendamente útil cuando se requieren firmas: para entregas, inspecciones y llamadas de servicio en las que el cliente debe acusar recibo de los bienes o servicios. La posibilidad de adjuntar fotografías puede ser esencial para registrar las pruebas de los trabajos realizados.
Lo mejor de todo es que todo el proceso es sin papeles, rápido y seguro.
Adoptar aplicaciones empresariales basadas en la nube como éstas hace que sus datos estén más seguros que nunca y que sus procesos sean más eficientes que nunca. Ofrecen la posibilidad de ahorrar drásticamente en costes de papel, tinta e impresoras, así como de reducir el tiempo que el personal necesita para archivar.