Consejos para mantener limpia la oficina
Oficinas limpias
Si vas a trabajar, necesitas un espacio de trabajo ordenado y limpio para hacerlo. Una oficina desordenada y desorganizada es abrumadora y puede impedirte crear tu mejor trabajo. Aunque pueda parecer cómodo apilar los papeles en grandes montones o llenar tu «silla de invitados» de cajas de archivos, al final te complicarás la vida cuando no encuentres lo que necesitas o tires accidentalmente un documento importante. Ponga en práctica estas diez mejores maneras de mantener su oficina organizada, y disfrute de su nueva y mayor productividad.
1. Establezca un sistema de archivo: El mayor culpable del desorden de la mayoría de las oficinas son las pilas de papeles que no se han archivado. Si aún no has comprado un archivador de tamaño considerable, hazlo y coloca las estanterías de carpetas colgantes para guardar tus registros. Utiliza carpetas manila, etiquetadas con el contenido de la carpeta para los papeles de cada año, cliente o proyecto. Cuando llegue el momento de archivar tus documentos, podrás coger las carpetas manila y depositarlas en las cajas de archivo.
2. Consigue un cubo de basura: Mantén tu escritorio libre de cajas vacías, envoltorios de comida y otros desperdicios teniendo un cubo de basura de tamaño decente situado cerca de tu escritorio, para que no tengas que hacer un viaje especial para deshacerte de la basura. Si te encuentras a menudo con materiales reciclables, como latas de refresco o botellas de agua, compra un segundo contenedor de basura para este fin. Vacíe ambos al final de cada día si deposita en ellos residuos de alimentos, pero semanalmente como mínimo.
3. Despeja tu escritorio: Cuelga las fotos de tu familia y tu calendario en la pared, y guarda todos los lápices, bolígrafos y rotuladores en un cajón de escritorio. Si tienes demasiados, guarda los que te sobren en un cajón y sácalos cuando tengas que deshacerte de los lápices, bolígrafos y rotuladores del cajón.
4. Límpialo: Compra un bote de toallitas desinfectantes y tenlo a mano en tu escritorio. Una vez al día, utiliza una de las toallitas para desinfectar y limpiar el teclado, el ratón, la superficie del escritorio, el teléfono y, si tienes una, la calculadora de escritorio. Utiliza un trapo suave y limpio para quitar el polvo del monitor del ordenador y de cualquier otro elemento del escritorio en el que no puedas utilizar las toallitas desinfectantes.
5. Escanee sus documentos: Si tienes un escáner, o acceso a uno, considera si puedes escanear de forma segura los papeles que están ocupando espacio en tu oficina y luego archivar o destruir los originales. Esto puede ahorrarte varios armarios de espacio de almacenamiento. Otra ventaja es que puedes hacer una copia de seguridad de los documentos escaneados en un servidor o unidad remota, de modo que, en caso de emergencia, aunque se destruyan los documentos en papel, seguirás disponiendo de copias.
6. No te olvides del suelo: Cuando quitas el polvo, puede que una parte se quede en el trapo, pero el resto va a parar al suelo, al igual que muchas otras migas, polvo y suciedad arrastrada desde el exterior, así que una vez a la semana aspira la moqueta o, si tu oficina es de baldosas, pasa la fregona. Puedes utilizar una solución desechable para fregar, como un Swiffer, o mezclar tu propia solución de amoníaco y agua.
7. Recuérdate a ti mismo: Si te das cuenta de que pierdes la noción del tiempo y de que el desorden se acumula en tu escritorio y en tu oficina, pon un recordatorio en tu calendario, como cualquier otra cita, para acordarte de pasar la aspiradora, quitar el polvo y archivar cada semana. La clave para mantenerse organizado es el control continuo de la oficina.
8. Aprovecha al máximo el espacio: Si tienes espacio para una estantería, instala una y utilízala para los materiales de referencia que utilices habitualmente. Otra opción es una estantería colgada en la semana encima de tu escritorio si tienes poco espacio en el suelo. No obstante, recuerde que si no consulta regularmente un volumen, porque está anticuado o se ha quedado obsoleto, deshágase de él.
9. Etiquétalo todo: a algunas personas les resulta útil tener un conjunto de estantes para archivos en su escritorio. Para probar esta técnica, decida primero cómo piensa utilizarlas y, a continuación, etiquete los estantes en consecuencia para evitar que se conviertan en una zona de aterrizaje de desechos diversos. Asegúrese de reevaluar este sistema regularmente para asegurarse de que sigue siendo eficaz.
10. Come lejos de tu escritorio: La comida es un desastre, e incluso si no estás engullendo donuts cubiertos de azúcar en polvo justo encima de tu teclado, los trozos de comida que comes en tu escritorio acaban llegando a él. Si tienes que comer, aparta el teclado y extiende una servilleta o un mantel individual para recoger las migas. Deshazte de ellas antes de volver al trabajo.