Secretos para mantener la calma en caso de emergencia
Nuestros clientes planifican y ejecutan cientos de eventos cada mes, ganándose nuestro respeto y admiración por su previsión, trabajo duro, perseverancia y rechazo obstinado a intentar algo más fácil. Cualquiera que planifique y gestione eventos o salga de gira como artista sabe que Murphy era un optimista; algo saldrá mal cada noche. Hemos preguntado a nuestros clientes cómo se preparan para las emergencias inesperadas (e inevitables) y cómo evitan el desastre.
Con un presupuesto ilimitado y un personal numeroso y dedicado, es posible controlar la mayor parte de las variables, aunque no todas. A no ser que planifiques una convención política o la fiesta de los 16 años de un multimillonario, todos trabajamos con presupuestos limitados y una plantilla mínima. No podemos controlarlo todo, pero podemos planificar con antelación para minimizar las catástrofes.
¿Problemas en la sede?
Eric Owyoung, líder del grupo de rock ambiental Future of Forestry, resume los desastres de los conciertos: «Algo va mal en todos los conciertos. Algún altavoz explota, alguien se dejó las pilas de 9 voltios en el último concierto, alguien puso la dirección equivocada en la página web del local, o alguien no leyó el rider técnico y se olvidó de sacar los M&M verdes». Según su experiencia, siempre hay una catástrofe.
Sea flexible
¿Su consejo? «El nombre del juego, cuando se trata de la gira, es la adaptabilidad. Las personas que no se adaptan bien no lo hacen en la gira. Hay que centrarse en la gente y disfrutar de cada momento tal y como es, no como se esperaba que fuera». Hay que empezar sabiendo que algo va a salir mal, aceptar el desastre y sacar lo mejor de la situación. Owyoung viene preparado para actuar, pase lo que pase.
¿Condiciones imprevistas el día del evento?
El Club de Rugby de Blackheath organizó un Día de las Damas para recaudar fondos para la investigación del cáncer de mama. Planearon comida, bebidas, música y camareros en topless junto con una marquesina al lado del campo, pero el único detalle que no pudieron controlar fue el tiempo: «lluvia torrencial, viento y bastante frío», exactamente el tipo de cosas que arruinan un evento al aire libre.
Ventas anticipadas
La planificación previa ayudó al club a alcanzar sus objetivos, a pesar de las desagradables condiciones atmosféricas. «Poder vender las entradas con antelación garantizó el éxito del evento», dijo el miembro del club Simon Legg. «Si no hubiéramos vendido las entradas antes, mucha gente no habría venido». En cambio, con las entradas en la mano, las señoras disfrutaron toda la tarde. Incluso las que se quedaron en casa ya habían contribuido a la recaudación de fondos comprando sus entradas por adelantado.
¿No hay Buzz?
La Alianza Medioambiental de la Universidad de Toronto Mississauga organizó un ciclo de conferencias para concienciar sobre temas medioambientales. Les entusiasmaba la idea de contar con expertos en la materia y de reducir el impacto ambiental mediante videoconferencias. Menos emocionante fue la falta de presupuesto publicitario para un evento gratuito.
Entradas gratuitas
La entrega de entradas para un evento gratuito es una excelente manera de generar entusiasmo. El organizador estudiantil Rohit Mehta se dio cuenta de que las entradas eran «la mejor estrategia porque los asistentes tenían las entradas en la mano con todos los detalles del evento, y se sentían importantes al recibir una entrada». La entrega de entradas fue clave para atraer a los participantes, ya que ayudaba a la gente a «recordar los detalles del evento, y su entrada era otra razón para venir al evento. Estas entradas realmente impulsaron nuestra asistencia».
¿Normas y reglamentos?
Los grandes eventos, o los organizados bajo la égida de una gran organización, pueden estar sujetos a toda una serie de restricciones o legislación. Cuando Joseph Burton, estudiante de la Sociedad de Ciencias Biomédicas de la Universidad de Sheffield, ayudó a organizar un baile benéfico para ayudar a enviar a niños enfermos a un campamento, se enteró de que había «un montón de normas y reglamentos importantes que vienen con el uso del servicio de financiación de estudiantes». Aunque Burton quería hacer las cosas según las normas, descubrió que el lugar de celebración y los proveedores no eran conscientes de sus restricciones y le daban «tareas o plazos imposibles».
Comunicación
En lugar de frustrarse por intentar ajustarse a dos conjuntos de expectativas diferentes, Burton sugiere llamar la atención de todos sobre las disparidades: «intenta crear una comunicación entre los dos equipos para que se entiendan mejor. El local suele ser mucho más flexible cuando entiende la situación».
¿Fundación en nuevos mercados?
Lo que suena en una ciudad puede no atraer al público en otra parte del país. Ryan Cassavaugh, de Cactus Records, señala que los promotores deben investigar la escena local antes de apostar por nuevos grupos. «He visto a demasiados promotores que traen por primera vez actuaciones que les encantan, que les han ido bien en otros lugares, pero que no venden» en su ciudad. Si alguien confunde «sus propios gustos, o la reputación de un grupo en otro lugar, con el bullicio y el interés de aquí», se sentirá decepcionado con la asistencia.
Investigar
A veces no basta con colocar carteles en la ciudad y pegatinas en todos los baños. En lugar de lanzarse a un mercado desconocido, los artistas inteligentes reconocen que conocer la escena local es importante para la venta de entradas. «Conoce a tu público. Conozca a sus clientes. Conozca su ciudad. Conoce a tus promotores», aconseja Cassavaugh. Aunque reconoce que no existe una fórmula para la venta de entradas, siempre ayuda poner las probabilidades a tu favor llevando tu espectáculo a un lugar donde es probable que reciba una cálida acogida.